納品書・説明書のファイリングは維持のしやすさが決め手！

この数ヶ月、納品書や説明書のファイリングをどうするかでかなり悩んでいました。正確にはもう数年前から悩んでいてとりあえず運用していたのだけど、ある程度すると崩れてくるのでどうしてキープしていくかに頭を悩ませていたのです。

納品書は5年分ストックして破棄

職業上どうしてもパソコンなどのパーツを購入することが多く、納品書もたくさんになります。パソコンパーツは1年～5年と保証期間がまちまちで中には永久保証のものもあります。今までは毎年見直して保証から外れたものは捨てていたのですがかなり手間なので、保証期間が5年以下のものは一纏めにして年間フォルダに放り込むことにしました。

2015年のものであれば2020年末に破棄すればチェックしなくても全部保証期間切れなので、選ぶ必要がありません。

修理にだしているものはこのフォルダにいれておきます。戻ってきたらまた該当のフォルダに入れなおせばいいだけ。

5年を超える保証のものについては別フォルダに入れています。ここは年に1回見直してもたかだか枚数が知れているので苦ではありません。

永久保証についてはリストに書き込んでつんでいきます。使わないものがあるかもしれないけれど、今の段階で大量にあるわけではないし、増えてきたら中身を見直して手元に残っている分だけ残すようにする。

説明書はメンテナンスが必要なものは残す

一時期、メーカーから配布されている電子マニュアルでもいいんじゃないかと思ってずいぶん捨てたのですが、私は紙で読まないとなかなか頭に入ってこないタイプなので、メンテナンスが必要なものについては説明書を残すようにしています。

基本的に買い替えが多いので、何かものを購入してマニュアルをこのファイルに入れる際、古いマニュアルがないかを簡単にチェックすることで成り立っています。このファイルは5年前から何も変わっていません。

ファイルは頑丈なパイプファイルを使う

納品書も説明書も増えると非常に重くなり、プラのファイルでは自立できなくなってきます。購入するときは少し高いパイプファイルですが、頑丈なのでファイルだけで置いても自立するので、取り出して使う際にファイルが倒れていらいらすることもなくなります。

アスクルで販売されているユーロスタイルのパイプファイルはお洒落でここ数年モデルチェンジもされていない定番品なので、必要に応じて買い足しています。このパイプファイルを作っているのは文具大手のKING JIMなのでかなりしっかりしています。

今まで遠回りをしてきましたが、私だけでなく同居しているすべての人が維持しやすい仕組みを構築しておかねば仕組みは維持されません。これだったら夫も維持できる…はず。